Como compartilhar gravações do Teams com usuários externos?
Olá pessoal, tudo bem? Para ser bem direto quanto ao tema desse post, não há uma forma oficial até o momento (Julho/2020) para compartilhar as gravações diretamente. Mas vamos entender primeiro como isso funciona e duas alternativas para tal.
Como funciona a gravação de reuniões pelo Teams?
As gravações do Teams poderão ser iniciadas por qualquer participante, interno ou externo porém, essa gravação será armazenada no Tenant de quem criou a reunião. Ou seja, se você convidou à partir da sua empresa algum convidado externo, por exemplo da empresa Y, os dados estarão armazenados na sua empresa e o usuário externo não terá acesso à ela. Isso se dá pois quando uma reunião é gravada, ela é armazenada no Stream da companhia em que o convite foi realizado.
Como é de conhecimento de todos, o Microsoft Stream é como um Youtube corporativo, onde poderão ser salvas reuniões, vídeos de treinamento, vídeo chamadas entre outros.
Quando isso estará disponível então?
Desde o segundo semestre de 2019 a Microsoft vem postergando essa habilidade de compartilhamento e está programada para ser entregue até o fim do ano, ou seja, Q4/2020.
Como posso fazer para compartilhar alguma reunião com um convidado ou terceiro?
Até o momento existem duas saídas, as duas tem seus prós e contras, veja abaixo.
A) Compartilhar via Teams, Sharepoint ou OneDrive
Para essa alternativa você deverá baixar o arquivo de reunião pelo Stream para o seu computador e fazer o upload do mesmo para uma pasta no seu OneDrive ou Sharepoint e compartilhar o acesso dele com seu convidado ou terceiro.
Prós: O compartilhamento do arquivo poderá ser feito em questão de minutos e também removido quando for melhor.
Contras: É bem trabalhoso fazer o download/upload caso você já possua várias reuniões agendadas e gravadas no seu Stream e precise compartilhar com grupos de pessoas diferentes, além do retrabalho é claro.
Como fazer o download do vídeo:
1- Abra o Microsoft Stream: https://web.microsoftstream.com/
2- No menu “Meu conteúdo” clique em “Reuniões”
3- Procure o vídeo que precisa compartilhar, clique nas “…” para abrir mais opções
4- Clique em “Download Vídeo”, indique a pasta que ele deve ser salvo.
Como compartilhar o vídeo via Teams:
Lembre-se que o Sharepoint é o armazenamento da guia arquivos do Teams.
1- Entre no seu Teams, encontre a reunião ou o time que foi criado para sua reunião e verifique se os terceiros/convidados fazem parte dele.
2- Clique na guia “Arquivos” e faça o upload do vídeo
3- Uma vez finalizado, clique no arquivo, selecione o “…” para abrir mais opções
4- Vá até o “Link de compartilhamento” e selecione a política de “Compartilhar com pessoas que possuem acesso existente”.
5- Copie o link e compartilhe com todos. 🙂
Como compartilhar o vídeo via OneDrive:
Lembre-se que é recomendado que essa ação seja feita por um dos usuários da reunião.
1- Faça o upload do vídeo para o seu OneDrive
2- Botão direto sobre o arquivo e clique em “Compartilhar”
3- Selecione a política de compartilhamento “Compartilhar com pessoas que possuem acesso existente”
4- Compartilhe com os usuários externos inserindo os seus endereços de email ou compartilhando o link para o arquivo
B) Criar um usuário para o terceiro na sua organização.
Essa é uma alternativa não oficial, mas poderá ser aplicada no seu ambiente da seguinte forma. Crie um usuário para o terceiro, aplique a licença mais simples que tiver e limite para que ele utilize apenas o Stream. Dessa forma, ele poderá acessar o portal da sua empresa com esse usuário e senha que você criar, e acessará apenas o Stream diretamente.
Prós: À partir do primeiro acesso do usuário ele poderá assistir à qualquer reunião que ele tenha ou não participado e que tenha sido gravada na plataforma.
Contras: Devido o uso de licenças, é necessário ficar atento e verificar por quanto tempo esse usuário necessitará desse tipo de solução e se você não está gastando licenças à toa. Esse exemplo deve ser utilizado em casos raros e quiçá inclusive com expiração de acesso.
1- Caso você seja um administrador do seu domínio, acesse o portal do administrador pelo link https://admin.microsoft.com
2- Crie um novo usuário na guia Usuários
3- Clique no usuário, vá até a guia Licenças e Aplicativos e adicione a licença mais simples que tiver, após adicionar a licença, vá até embaixo e encontre os aplicativos que estão associados à essa licença, desmarque todos e deixe apenas o Stream e salve as alterações.
4- Informe ao usuário terceiro/convidado seu usuário e senha no seu ambiente e teste com ele se ele poderá acessar as reuniões normalmente.
Conclusão
Infelizmente como não foram liberadas ainda soluções definitivas sobre o problema é necessário partir para soluções mais criativas, e por isso apresentei essas duas às quais tive acesso.
Cabe lembrar que essas são alternativas até o momento da liberação de acesso direto pela Microsoft e que cada uma possui uma limitação ou complicação para uso em larga escala. Use de acordo com seu senso de boa gestão de tempo e ambiente.
Muito obrigado novamente e até mais!
Enjoy!
Fonte1: Comentários sobre o problema: https://tomtalks.blog/2018/10/sharing-a-microsoft-teams-meeting-recording-with-people-outside-your-company/
Fonte2: Roadmap da Microsoft sobre a ação: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=stream#owRoadmapMainContent